GESTIONANDO EL TIEMPO: CONSEJOS BÁSICOS.

Un gran ladrón de nuestro tiempo es nuestra propia mente, nos pasamos horas pensando en cosas que ya han ocurrido o que no ocurrirán. Vivimos muy sobrecargados de trabajo y de compromisos, estresados y siempre pendientes del reloj. Curiosamente hay gente que tiene éxito y están muy atareadas, y tienen tiempo para todo, saben gestionar el tiempo.

El primer paso es reflexionar sobre cuál es nuestra misión y que objetivos podemos cumplir. Lo siguiente analizar las tareas que tenemos que llevar a cabo para cumplir esos objetivos, cuales nos corresponden hacer y cuáles podemos delegar. Reflexionar sobre el tiempo que requiere cada una de las tareas y si tenemos o no alguna alternativa a realizarlas de forma diferente a la habitual y que nos permita ahorrar tiempo.

Si el volumen nos supera y no tenemos tiempo de realizarlo todo a pesar de una buena planificación, exponer a los superiores la situación.

A continuación veremos una serie de pautas que nos pueden ayudar a la hora de planificarnos.

Planificar con Criterio:

·         La agenda herramienta básica: ordenar las tareas de forma lógica, primero lo más urgente y, por último, lo menos relevante.

·         Agrupar las tareas por afinidad y franja horaria: las llamadas y visitas mejor a primera hora.

·         Asignar un tiempo a cada tarea y ceñirnos a él en la medida de lo posible: Ley de Parkinson, se tarda tanto en terminar un trabajo como tiempo se tenga para ello. Hay que ser flexible pues pueden surgir imprevistos (llamadas, problemas informáticos…).

·         Reservar momentos para descansar y para pensar y poder evaluar el trabajo realizado, planificar el que vendrá, crear, innovar, ser más eficientes.

·         Al final de la jornada revisar que hemos completado y que no y ajustar la agenda del día siguiente.

·         Influye el tipo de personalidad: controladores (salen tarden porque no se fían), paternalistas (absorben más trabajo del que pueden realizar).

Hay una serie de factores que influyen negativamente en la buena gestión del tiempo a pesar de la planificarnos correctamente, restándonos tiempo de trabajo efectivo, son los denominados “ladrones de tiempo”:

·         Vistas inesperadas: si se puede y tiene confianza pedirle que se trate el tema en otro momento.

·         Reuniones: tener un orden del día y procurar ceñirse a él.

·         Papeleo y lectura: redactar sólo lo imprescindible y tener preparado un mismo texto para contestar a cosas similares. Leer sólo lo necesario y hacerlo con rapidez.

·         Desorden: dedicar unos minutos al día para ordenar.

·         Comunicación ineficaz: comunicar con claridad para no tener que repetir la información. Escucha activa y preguntar si algo no nos queda claro.

·         Escasa disciplina personal: uno de los más difíciles de corregir, requiere de voluntad para cambiarlo.

Trampas en el control de nuestro tiempo:

·         Excesivo perfeccionismo.

·         No saber decir NO.

·         Estar muy ocupado.

·         Dejar las cosas importantes para luego.

·         La adicción al trabajo.

·         La excitación del riesgo: “la prisa suele servir para ahorrar minutos… después de haber malgastado horas”.

Gestionar bien el tiempo mejora la productividad y competitividad de la organización. Hay que dedicar un poco de tiempo para gestionar el tiempo, no es tiempo perdido.

Bibliografía:

·         http://www.ice.uib.cat/digitalAssets/180/180294_act_40.pdf

·         http://www.laboris.net/static/ca_dia_optimizar-tiempo.aspx

·         http://www.luisarimany.com/la-gestion-del-tiempo/

JOSEDA ALFONSO.