7 Leyes inevitables para una buena gestión del tiempo

“El tiempo es nuestro activo más valioso, a pesar de que tendemos a desperdiciarlo, matarlo y gastarlo en vez de cuidarlo e invertirlo” JIM ROHN.

“Hay una clase de ladrón a quien la ley deja impune y que roba lo que es más valioso para el hombre: el Tiempo” NAPOLEÓN.

 El siguiente post que os presento va a intentar ayudaros (si es posible) a gestionar EL TIEMPO. Existen leyes con las que nos podemos encontrar en nuestra gestión del tiempo (personal y profesional) y las tareas. Tras una búsqueda por nuestro mundo internauta con las preguntas de ¿cuántas son? y ¿cuáles? os paso a detallar las más habituales, y a mi modo de ver más útiles,:

1.- LEY DE PARKINSON:“Cuanto más tiempo se tiene para realizar una tarea más tiempo nos ocupará dicha tarea”.

Este concepto se relaciona con la creencia de que es mejor trabajar más tiempo que eficientemente. Como consecuencia, el trabajo se expande para adaptarse a la disponibilidad de tiempo.Parkinson observó que: las tareas sencillas aumentaban en complejidad si crecía el tiempo para terminarlas. Por el contrario, a medida que el tiempo definido para terminar las tareas disminuía, las tareas eran más sencillas de terminar.

Esta ley tiene un corolario: “El tiempo invertido en un trabajo varía en función del tiempo disponible”. Para combatir esta ley, márcate horarios, delimita el tiempo dedicado a cada actividad y un plazo para fijarte puntos de referencia (Si haces una lista con tareas, marca un hito para finalizar cada tarea). Cumple con los horarios. 

2.- LEY DE PARETO O LA REGLA 80-20: "El 80% del esfuerzo genera sólo el 20% de los resultados. Y el 80 % restante de los resultados se logran con sólo el 20% del esfuerzo."

Mientras que el 20 % de nuestras actividades genera un 20 % de nuestros resultados, las tareas secundarias ocupan a menudo el 80% de nuestro tiempo y nuestra energía.Si tienes una lista de 10 asuntos que debes hacer, dos de éstos van a valer tanto o más que los otro ocho. Es más, frecuentemente una sola de esas tareas que has de hacer puede valer más que las otras nueve.  Esa es la primera tarea que debes realizar.

Si el 20% de las tareas puede proporcionar el 80% de los resultados, significa que antes de comenzar cada proyecto deberías de crear una primera tarea que consista en analizar el resto y así poder priorizarlas.

3.- LEY DE MURPHY.

Todos la hemos oído: “Si algo puede salir mal, saldrá mal; si algo va mal, no te preocupes, irá peor”. Pero vamos a quedarnos con este enunciado: Nada es nunca tan sencillo como parece, que aplicado a la gestión del tiempo se escribe: “Cualquier cosa nos lleva más tiempo del previsto”.

Establece puntos regulares que jalonen la actividad y permitan obtener el tiempo dedicado a cada tarea. Pero ten en cuenta que realizar toda tarea precisa un tiempo y debes dejar tiempos muertos de seguridad por si los necesitas. Y también ten en cuenta otros posibles escenarios no tan favorables durante la planificación.

4.- LEY DE CARLSON, O LEY DE LAS SECUENCIAS HOMOGÉNEAS:“El trabajo interrumpido será menos efectivo y tomará más tiempo que el que se ejecuta de manera continua”.

Acosta enunció el mismo principio de una manera similar: “El tiempo que requiere una tarea crece cuando la interrumpimos y la reanudamos”.Ello se debe a que cada vez que interrumpimos una tarea requerimos de cierto esfuerzo para volver a retomarla.

Planifica tiempos de trabajo sin interrupción, y secuencias de tareas relacionadas. Es decir, céntrate en bloques ininterrumpidos de trabajo concentrado, para evitar la ineficiencia que producen las interrupciones, y también por otro lado trata de hacer tareas relacionadas y en una secuencia lógica en la medida de lo posible, o bien encadena la misma tarea repetitiva hasta que la completes.

5.- LEY DE ILLICH:“Tras un cierto número de horas, la productividad del tiempo  invertido en una tarea decrece primero y se hace negativa después”

No somos máquinas, y con el cansancio nuestra eficacia decrece (la concentración óptima dura unos 45 minutos aproximadamente, pasado lo cuales baja la eficiencia), llegando incluso a ser perjudicial continuar con una tarea pasado un tiempo determinado. Cometeremos errores sobre los que habrá que volver a gastar tiempo para corregirlos. 

6.- LEY DE FRAISSE O DE LA DIMENSIÓN SUBJETIVA DEL TIEMPO: “El tiempo tiene una dimensión objetiva y una subjetiva o psicológica, que es función del interés sentido por la actividad ejercida.”

La motivación es fundamental a la hora de realizar cualquier actividad. Y el paso del tiempo es prueba de ello. Todos somos conscientes del lento paso del tiempo cuando estamos haciendo algo que no nos gusta o nos aburre, y de lo rápido que pasa cuando la situación es contraria. 

7.- LEY DE LA EFICIENCIA OBLIGADA: “Nunca hay tiempo suficiente para hacer todo pero siempre hay tiempo suficiente para hacer lo importante”

Esto significa que nunca te pondrás al día, así que quítate esa idea de la cabeza. Lo único que puedes esperar es estar al día con tus responsabilidades más importantes. Las otras, sencillamente, tendrán que esperar. Nosotros somos los únicos dueños de nuestro tiempo y nosotros lo empleamos como queramos. Es cierto que tenemos que trabajar, que tenemos que hacer determinadas tareas, pero al final, la decisión de cómo emplear el tiempo es nuestra.

Plantéate 3 preguntas para mantenerte centrado en terminar las tareas importantes conforme al programa:

a).- ¿Cuáles son mis actividades de mayor valor?

b).- ¿Qué puedo hacer yo que sólo puedo hacer yo, y que si lo hago bien producirá una verdadera diferencia?

c).- ¿Cuál es hoy el uso más valioso de mi tiempo?

Cuanto más precisas sean las respuestas a esas preguntas, más fácil te resultará establecer prioridades claras, superar la postergación de decisiones y comenzar las actividades que implican el uso más valioso de tu tiempo.

Como veis, analizar y priorizar tareas, marcar hitos y horarios, concentrar el trabajo con productividad, con motivación y sin interrupciones es clave. Con estas leyes os he intentado pasar unas pequeñas pautas que considero necesarias en nuestra gestión diaria, pues, como ya sabéis, la gestión del tiempo es esencial para ser más productivos y eficientes.